Kommunikationsanlässe gibt es viele: von der zielgruppenspezifischen Kandidaten-Ansprache im Active Sourcing über Event-Einladungen oder regelmäßige Newsletter bis hin zu anlassbezogenen Kampagnen. Schön wäre dann noch eine einheitliche Linie, sowohl hinsichtlich Botschaft und Tonalität, aber natürlich auch im Sinne des Corporate Design. Klingt nach viel Arbeit? Die Lösung: Templates.

Schnelle, einheitliche und professionelle Kommunikation dank Templates

Warum Formatvorlagen oder Templates gerade im Recruiting und People-Management ein sinnvolles Tool sind, leuchtet schnell ein. HR positioniert das Unternehmen als Arbeitgeber und das sollte möglichst stringent mit einheitlichen Aussagen, geringer Fehlerquote und einem hohen Wiedererkennungseffekt der einzelnen Kommunikationsmaßnahmen passieren. Das lässt sich unter anderem mit entsprechenden Vorlagen sicherstellen, die man idealerweise in der eigenen Candidate und Employee Relationship Managment Software erstellen kann. Außerdem sparen Templates wertvolle Zeit. Denn existiert eine professionelle Blaupause, müssen in der Regel nur Bilder ersetzt sowie Headlines und Textblöcke ausgetauscht werden. Das ist selbst für grafikunerfahrene Personaler ein Kinderspiel.

Mit der richtigen Blaupause Erfolge vervielfachen

Mithilfe von Templates können interne Best Practices auch für andere Kollegen nutzbar gemacht werden. Erfolg lässt sich somit vervielfachen. Hat ein Mailing zum Beispiel sehr gute Öffnungs- und Klickraten erzielt, lag das möglicherweise am Aufbau oder aber an den Inhalten. Beides lässt sich über entsprechende Vorlagen auch für andere Aussendungen adaptieren, ohne dass der verantwortliche Recruiter das Rad neu erfinden muss. Der Aufwand gerade für mehrstufige Kampagnen verringert sich enorm, wenn für die einzelnen Bausteine bereits Templates existieren und Aussendungen zudem automatisiert über den Talentpool erfolgen kann – und das mit einheitlichen Kommunikationsstandards und DSGVO-konform.

Schneller Return on Invest: Von einem Template profitieren alle

Natürlich zaubert sich ein gutes Template nicht von allein in die Datenbank. Der Aufwand, die Vorlage einmal zu erstellen, muss zwangsläufig investiert werden. Dann aber profitiert das gesamte Team von dem Ergebnis und die anfängliche Investition rechnet sich schnell. Mit der Template-Funktion der Talent Relationship Platform von Talentry ist übrigens auch das Erstellen von Templates kein Hexenwerk. Dank übersichtlichem und intuitivem Editor lassen sich Anschreiben, Newsletter, Einladungen und ähnliches blitzschnell verfassen und nach Corporate-Design-Vorgaben gestalten. Noch einfacher geht es mit den vorstrukturierten Templates, die in der Talentry TRP bereits angelegt sind. Diese sind sofort verwendbar und müssen lediglich im Sinne der eigenen CI angepasst werden.

Recruiting-Maßnahmen mit Template-Potenzial

Templates lassen sich im Prinzip für alle Kommunikationsanlässe erstellen, die im unternehmensspezifischen Recruiting-Prozess häufiger auftauchen und die sich standardisieren lassen. Ihnen fehlen die Ideen? Wir hätten da einige Beispiele für Sie:

👋Die Willkommens-Mail. Registriert sich jemand für den Talent Pool, Ihren Newsletter oder eine Talent Community, so ist eine persönliche Begrüßungsmail nicht nur eine schöne Geste, sondern kann zugleich wesentliche Informationen, z.B. zum Unternehmen, transportieren. Sie können auch nachfragen, welche Themen im Newsletter besonders begeistern würden oder skizzieren, wie der Austausch in der Community funktioniert.

📰Der Newsletter. Ein regelmäßiger Newsletter gehört mittlerweile zum Standard-Repertoire im Candidate Relationship Management. Das heißt aber nicht, dass sich das gute Stück einfach aus dem Ärmel schütteln lässt. Ist zumindest die Struktur inklusive Gestaltungselementen wie Header-Bild, Artikel-Bilder, Icons etc. vorhanden, lässt sich der Newsletter mit deutlich weniger Zeitaufwand bearbeiten und aktualisieren.

📩Die Event-Einladung. Ein Recruiting-Tag, eine Jubiläumsfeier, ein Kamingespräch –  es gibt viele Anlässe, um Talente persönlich einzuladen. Um Lust auf das Event zu machen, sollte die Einladung informativ und ansprechend gestaltet sein. Eine entsprechende Vorlage spart zusätzliche Grafikkosten und kann einheitlich von mehreren Kollegen adaptiert und versendet werden.

🎄Das saisonale Mailing. Frühlingsanfang, Sommerferien, Oktoberfest, Weihnachten – über das Jahr gibt es immer wieder Gelegenheiten, sich bei Talenten auf kreative Weise in Erinnerung zu rufen. Templates zu saisonalen Anlässen können darüber hinaus auch für die Kunden- und Mitarbeiterkommunikation genutzt werden.

🎂Der Geburtstagsgruß. Persönlicher geht es nicht. Ein paar herzliche Zeilen und gute Wünsche zum Geburtstag kommen bei jedem Talent gut an. Praktisch umsetzen lässt sich das bei der Menge an individuellen Geburtstagsgrüßen aber nur mit einer standardisierten Vorlage und einem automatischen Versand aus dem Talentpool.

🎯Die zielgruppenspezifische Information. Für Active Sourcer sind aufbereitete und wiederverwendbare Inhalte für bestimmte Zielgruppen eine enorme Arbeitserleichterung. So können Sie den Kandidaten zum Beispiel nach der Erstansprache ohne Verzögerung mit weiterführenden, relevanten Informationen versorgen. Vorlagen müssen sich also nicht nur auf die Gestaltung beziehen, auch Texte können als Template angelegt werden.

❌Die Bewerbungsabsage. Man sieht sich immer zweimal im Leben. Vor allem Kandidaten, die es im Bewerbungsprozess weit gebracht haben, sollten Recruiter nicht aus dem Auge verlieren. Den Grundstein dafür legt paradoxer Weise die Absage, die am Ende doch irgendwie einen positiven Eindruck hinterlassen soll und am besten gleich den Link zur Registrierung im Talentpool enthält.