Eine ordentliche Prämie als Motivation und schon läuft das mit den Mitarbeiterempfehlungen? Keineswegs: Immer wieder enden Empfehlungsprogramme als Rohrkrepierer, weil – ja, warum eigentlich? In der Regel hapert es an der Empfehlungskultur, denn ohne diese fühlen sich Mitarbeiter nicht berufen neue Talente anzuwerben. Die gute Nachricht: Unternehmen können eine solche Umgebung aktiv fördern, indem sie Mitarbeiter in Entscheidungen einbinden, Tools an die Hand geben und stark auf transparente Kommunikation setzen. Marken wie etwa Otto – weiter unten finden Sie Näheres dazu – meistern das sehr erfolgreich. Wie auch Ihre Firma in vier Schritten die Voraussetzungen für eine lebendige Empfehlungskultur schafft, erfahren Sie hier.

Schritt 1: Aktuelle Empfehlungskultur einschätzen

Die Frage, ob eine Empfehlungskultur im Unternehmen vorliegt, können viele HR-Abteilungen nicht auf Anhieb beantworten – sie haben einfach kaum Zahlen dazu vorliegen. Ein erster Anhaltspunkt sind die Empfehlungen pro tausend Mitarbeiter pro Quartal. Genauso wichtig ist die Menge an ausgeschriebenen Stellen: Werden regelmäßig Leute gesucht, ist die Wahrscheinlichkeit für gute Empfehlungsraten höher. Ganz gleich, wie es in Ihrem Unternehmen aussieht: Meist lassen sich die Werte noch steigern. Die tatsächlichen Zahlen sind sehr verschieden und ich sehe erfolgreiche Programme sowohl bei sozialen Verbänden mit langer Historie als auch bei jungen IT-Startups.

Schritt 2: Alle früh an einen Tisch

Nichts stößt uns mehr vor den Kopf, als vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Deshalb meine Empfehlung: Bringen Sie alle beteiligten Personen frühzeitig zusammen und zeigen Sie, was ein Empfehlungsprogramm den Abteilungen bringt. Fragen Sie auch die Erwartungen ab, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

  • Human Resources: Zusätzliche hochwertige Bewerbungen.
  • Fachabteilungen: Empfohlene Kandidaten haben in der Regel eine höhere Qualität – gut für alle, die auf der Suche nach neuen Talenten sind.
  • Im Sinne des Betriebsrats sollte das Unternehmen mit allen Prozessen transparent umgehen und die Empfehler fair behandeln.
  • Ist das Programm mit einer digitalen Plattform wie Talentry hinterlegt, profitieren die genannten Parteien zusätzlich von einfachen und übersichtlichen Prozessen.

Schritt 3: Kommunikation konzipieren

Sie haben die Ausgangslage realistisch eingeschätzt und das Projekt Mitarbeiterempfehlungen intern kommuniziert. Nun geht es daran, eine inhaltliche Strategie aufzusetzen. Das eigene Employer Branding kann ein Indikator für die Mitarbeiteransprache sein, sowohl für die Tonalität als auch für die Inhalte. Wenn Ihnen das Employer Branding des Unternehmens nicht konkret weiterhilft, dann stellen Sie sich folgende Fragen: Was ist die Motivation der Mitarbeiter, in Ihrer Firma zu arbeiten? Und was könnte eine glaubwürdige Motivation sein, zu empfehlen?

Einer dieser drei Motivatoren könnte beispielsweise im Mittelpunkt der Kommunikation stehen:

  • Wertschätzung der Mitarbeiter: „Wir lassen Sie mitbestimmen, wer bei uns arbeitet.“
  • Ein überzeugendes Prämienmodell: Hier kommen Geld- oder Sachleistungen sowie Urlaub in Frage. Es sollte sich für den Mitarbeiter spürbar lohnen und zügig ausbezahlt oder verfügbar gemacht werden.
  • Einfachheit des Prozesses: Nur eine Minute Ihrer Zeit ist nötig. Doch Vorsicht: Dieses Versprechen einzulösen gelingt nur mit einer digitalen Plattform für Mitarbeiterempfehlungen. Sonst entkräftet der hohe manuelle Aufwand die Argumentation.

Entscheiden Sie sich – und bleiben Sie dabei! Erst ein Jahr lang mit der Prämie zu locken und dann plötzlich auf Mitbestimmung zu setzen wirkt unglaubwürdig.

Schritt 4: Umsetzung über verschiedene Kanäle

Jetzt gilt es, die Kommunikationskanäle zu orchestrieren. Bevor Sie aber gleich ein Video drehen, heißt es: Ran an die Grundlagen! Die Mitarbeiter brauchen Klarheit über die ausgeschriebenen Stellen und Prämien, denn gerade in Großunternehmen ist kaum ein Mitarbeiter auf dem Laufenden. Manuelle Newsletter können eine Lösung sein – wenn Sie den hohen Aufwand in Kauf nehmen möchten! Alternativ gibt es digitale Plattformen wie die von Talentry. Diese hat den Vorteil, dass sie neue offene Stellen automatisch an die Mitarbeiter-App pusht und Job-Newsletter automatisiert zusammenstellt.

Weitere Maßnahmen im Überblick:

  • Firmen-/Team-Event: Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein, schließlich liegt eine langfristige gemeinsame Aufgabe vor Ihnen. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, wird das Programm erfolgreich.
  • Videos: Kurze Videos erklären auf anschauliche Weise das Programm. Auch eine App lässt sich hier bewerben, wenn Sie die Empfehlungen digitalisiert haben.
  • Plakate oder Promotion-Material: „Mit Freunden arbeiten“, ist nur einer von vielen möglichen Claims, die auf Plakate gedruckt die Mitarbeiterempfehlungen ins Gedächtnis rufen. Tassen in der Küche oder Kugelschreiber auf dem Schreibtisch tun ihr Übriges.

Beispiel Otto

Eines von vielen Beispielen ist der Onlinehändler Otto. Dieser hat die digitale Plattform Talentry Jobs für seine 3.500 Mitarbeiter eingeführt. Das Empfehlungsprogramm wurde „triplewin“ getauft und über Plakate, Veranstaltungen und kontinuierliches E-Mail-Marketing beworben. Otto geht noch einen Schritt weiter und weist neue Mitarbeiter beim Einarbeiten auf triplewin hin. Geplant ist zudem, neue Mitarbeiter automatisch zu registrieren.

Das Projekt trägt Früchte: Über triplewin gehen monatlich rund 350 Empfehlungen ein. Pro Jahr generiert Otto über diesen Kanal ganze 2.000 Bewerbungen, jeder fünfte empfohlene Bewerber wird eingeladen. Zehn Prozent aller Neueinstellungen beruhen auf einer Empfehlung. Die Mitarbeiter haben verstanden, dass sie mit triplewin ihre Organisation selbst gestalten – und das führt zu einem neuen Verständnis ihrer Rolle im Unternehmen.

Einfach, schnell und digital

Wenn Sie Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm auf das nächste Level heben möchten, führt an digitalisierten Abläufen kein Weg vorbei. Eine digitale Plattform erleichtert es den Mitarbeitern, die Empfehlungen im Alltag simpel umzusetzen. Jobs werden automatisch an die App hinausgepusht und mit einer Geste am Smartphone geteilt, etwa per Whatsapp. So werden die Empfehlungen schnell und digital nachvollziehbar zu einer Einstellung gebracht (Time-to-hire).

Die Sache ist obendrein sicher: Mit der DSGVO ist es alles andere als gesetzeskonform, einfach den Lebenslauf eines Bekannten an die HR-Abteilung weiterzugeben. Talentry Jobs unterstützt hier und sorgt mit klaren Prozessen dafür, dass alle auf der sicheren Seite sind.

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