Wer die Wahl hat, hat die Qual?

Zuallererst sollten Sie darauf achten, dass die gewählte Recruiting-Software gut zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Die Ziele und Herausforderungen werden sich ändern.

Die eine Lösung für alle gibt es naturgemäß nicht, dafür ticken die verschiedenen Teammitglieder in Sourcing, Recruiting und HR viel zu unterschiedlich. Interessant wird es aber, wenn sich Lösungen sinnvoll ergänzen und integrieren lassen. Zumal viele Recruiter heute schon ein vielseitiges Software-Ökosystem nutzen. Festhalten lässt sich, dass eine Recruiting-Software dann zum Unternehmen passt, wenn sie drei Dinge erfüllt: Sie muss der Größe der Organisation gerecht werden, den HR-Anforderungen gewachsen sein und die Recruiting-Strategie gut unterstützen.

Was Sie wirklich brauchen

Wie geht es nun weiter, wenn auf den ersten Blick viele Angebote in Frage kommen? Erstmal sollten Sie identifizieren, wo Ihr Recruiting seine Schwachstellen hat, welche Unternehmensziele Priorität haben und womit Sie die Prozesse effektiver machen. Beispiele für wichtige Strategien und Ziele:

• Proaktiv neue Mitarbeiter sourcen, einstellen und nachhaltig Talent Pools aufbauen
• Die Kosten und die benötigte Zeit bis zur Besetzung einer Stelle (Time-to-Hire) reduzieren
• Für eine gute Candidate Experience – sprich positive Erfahrungen während des Bewerbungsprozesses – sorgen
• Das Marken-Image stärken und passive Kandidaten ansprechen
• Die Prozesse rund um Bewerbungsgespräche und Assessments optimieren
• Dem gesamten Recruiting-Prozess mit Hilfe von Analytics auf den Grund gehen

Denken Sie anschließend darüber nach, ob Sie auch wirklich die Kandidaten erreichen, die Sie adressieren möchten. Nehmen wir an, Ihr Ziel lautet, die bestqualifizierten Kandidaten zu finden. Dann ist eine hochwertige Candidate Experience unumgänglich, die Top-Talente nicht nur anspricht, sondern auch während des gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozesses bei der Stange hält. Wichtig: Allein mit einer neuen Software ist das nicht getan. Vielmehr muss die gewählte Lösung exakt zu Ihrer Recruiting-Strategie passen:

• Setzen Sie zum Beispiel aktiv auf Mitarbeiterempfehlungen?
• Wollen Sie die sozialen Medien stärker für Ihr Recruiting nutzen?
• Ist es Ihr vorrangiges Ziel, spezifische Talent Pools mit hochqualifizierten Kandidaten aufzubauen?
• Spielt das Thema Content Marketing neuerdings eine Rolle in Ihrem Recruiting?

Alles auf einmal zu erreichen, ist kaum möglich. Prioritäten sind bei der Anschaffung von Software folglich genauso wichtig wie ein klarer Plan – der zudem immer in Einklang mit der Wachstumsstrategie des Unternehmens stehen sollte.

Wann lohnt sich der Software-Einsatz?

Die meisten Startups tragen alle Informationen zu Bewerbern und potentiellen Kandidaten in Excel zusammen. Wenn Sie im Jahr nur eine Handvoll Positionen zu besetzen haben, dann ist der Aufwand für das Implementieren und Betreiben einer Recruiting-Software wahrscheinlich viel höher als der Nutzen, den Sie daraus ziehen. Denken Sie an die alte Automatisierungsweisheit: Automatisierung ist nur dann sinnvoll, wenn es auch etwas zu automatisieren gibt.

Eine digitale Lösung sollte Mehrwert stiften, indem sie (z.B. gegenüber Excel) die User Experience verbessert und produktiveres Arbeiten ermöglicht. Diese Ziele kann Software aber nur erreichen, wenn sie die Arbeitsschritte der Nutzer auf sinnvolle Art und Weise abbildet und ergänzt. Damit das funktioniert, muss jeder Mitarbeiter für seinen Aufgabenbereich Verantwortung übernehmen und bei der Auswahl, Implementierung und später bei der Nutzung mitwirken.

Ist die richtige Zeit gekommen?

Eine Software zu kaufen ist eine strategische Entscheidung, die Anschaffung sollte sich langfristig auszahlen. Oft werden Software-Implementierungspläne dann geschmiedet, wenn das Talent-Acquisition-Team wächst. Achten Sie darauf, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihrer Mitarbeiter klar definiert sind, um Überschneidungen und unnötige Arbeit zu vermeiden.

Meist werden HR-Teams auf Basis der Betreuungsquote geplant. Laut der Society of Human Resource Management kommen im Schnitt 2,6 HR-Mitarbeiter auf 100 Angestellte im Unternehmen. Im Recruiting sieht das etwas anders aus, weil jeder Recruiter eine mal niedrigere, mal höhere Zahl von offenen Stellen besetzen muss. Hier geht es nicht nur um den Status-quo, sondern vor allem darum, wie schnell Ihr Unternehmen skalieren kann.

• Erfahrungsgemäß dreht sich bei Recruiting-Kennzahlen vieles um die Zahl 3: Müssen Ihre Recruiter 3 oder mehr offene Stellen pro Monat schließen? Dann sollten Sie Ihr Recruiting effizienter gestalten und mit Hilfe von Automatisierungs-Tools mehr Stellenangebote bearbeiten.
• Beschäftigen Sie bereits 3 oder mehr Recruiter? Sie sollten sich auf jeden Fall für die Automatisierung entscheiden!
• Das gleiche Konzept gilt für alle Funktionen der Talent Acquisition – z. B. Sourcing, Branding, Interviews und so weiter.

Wie gut ist Ihr Unternehmen gerüstet?

Ganz egal welche Strategie Sie verfolgen: Jeder, der die Akquise neuer Mitarbeiter verbessern will, sollte Folgendes im Hinterkopf behalten.

Ist Ihr Unternehmen ein Startup, steht Flexibilität an erster Stelle und Sie brauchen nur grundlegende Möglichkeiten zum Bewerber-Tracking. Meist übernimmt ein HR Generalist alle wichtigen HR-Aufgaben und – sobald das Budget vorhanden ist – ein oder mehrere Recruiter zu seiner Unterstützung.

Befinden Sie sich in einer Wachstumsphase, dann übernimmt das Thema Performance die Hauptrolle. Wer aktiv wächst, muss die Zahl seiner Recruiter, Agenturen, Sourcer, Koordinatoren etc. schnell nach oben schrauben können. Sie fangen an, wichtige Prozesse über ein Bewerbermanagementsystem zu steuern, erschließen zusätzliche Quellen für Ihr Recruiting und integrieren Sie in Ihr CRM. Sie beschleunigen die Bewerbung und die Candidate Journey durch den Recruiting-Funnel (oder das Recruiting Wheel, falls Sie es bereits nutzen). Sie erledigen das zunächst mit Hilfe von Assessment-Tools und Job-Board-Aggregatoren. Auch die Candidate Experience rückt in der Wachstumsphase stärker in den Fokus.

In der Optimierungsphase geht es später darum, alles so effizient wie möglich zu gestalten. Sie erweitern die Möglichkeiten Ihres Talent-Acquisition-Teams mit hochwertiger, spezialisierter Software und schaffen Stellen in hochspezialisierten Kompetenzbereichen, etwa Campus Recruiter, Employer-Branding-Spezialisten, Event-Manager oder auch Analysten.

Natürlich vergeht einige Zeit, bevor die Software einen erkennbaren Mehrwert schafft – zuvor müssen Sie das Angebot sondieren, einen Entscheidungsprozess durchlaufen und die Lösung implementieren. Das kann im besten Fall ein paar Wochen dauern, vielleicht aber auch mehrere Quartale – je nach Software, Unternehmensgröße, der Nutzerzahl und den Prozessen.

Unterm Strich

Bauen Sie Ihre Recruiting-Strategie immer auf der Wachstumsstrategie Ihres Unternehmens auf. Welche Software hat momentan die höchste Priorität und wann ist der richtige Zeitpunkt für ihre Einführung gekommen? Behalten Sie dabei immer die Größe Ihrer Organisation, die Größe Ihrer Talent-Acquisition-Abteilung und eventuelle Wachstumspläne im Hinterkopf. Wenn Sie dann noch einkalkulieren, dass Sie für Recherche und Auswahl einige Vorlaufzeit benötigen, haben Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und die größten Stolpersteine aus dem Weg geräumt!