Talent Relationship Management ist …

... ein strategisches Programm im Personalmanagement, das den Fokus auf das Finden, Binden und Gewinnen von externen und internen Talenten setzt.  Ziel ist es, über Beziehungspflege eine umfassende Talentpipeline aufzubauen, um aus dieser heraus Vakanzen schnell und effizient besetzen zu können. Die Maßnahmen des TRM sind erfolgreich, wenn das Unternehmen qualifizierte Nachwuchs-, Fach- und Führungskräfte vermehrt aus den eigenen Talentpools für sich gewinnen und schlussendlich einstellen kann. Dabei können von der Kontaktaufnahme bis zum Jobangebot durchaus Jahre ins Land gehen. TRM ermöglicht es Unternehmen zwar, schneller zu rekrutieren und Stellen auch kurzfristig zu besetzen. Der vorangegangene Beziehungsaufbau zum Kandidaten ist aber langfristig ausgerichtet. Er beginnt bereits vor dem Recruitingprozess und geht weit über diesen hinaus.

Internes und externes Beziehungsmanagement

Ergänzend zum Candidate Relationship Management (CRM) bezieht das TRM nicht nur externe Kandidaten in die Maßnahmen mit ein. Auch die eigenen Mitarbeiter werden als Talente angesehen, die im Rahmen des Employer Brandings langfristig an das Unternehmen, nicht aber unbedingt an eine konkrete Stelle gebunden werden sollen. In der Regel unterscheidet man daher zwischen internem und externem Talent Relationship Management. TRM beschäftigt sich somit mit der Verwaltung und Pflege bestehender Kontakte zu aktuellen, ehemaligen und zukünftigen Mitarbeitern, um bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt im Recruiting auf sie zurückgreifen zu können. 

Warum ist Talentpflege wichtig?

Im „War for Talents“, dem immer härter werdenden Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter, müssen Arbeitgeber der Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt stets einen Schritt voraus sein. Der Jobmarkt ist nun ein Bewerbermarkt, der von Kandidaten und nicht länger von Unternehmen beherrscht wird. Nicht der Arbeitgeber wählt den passenden Bewerber, sondern dieser den attraktivsten Arbeitgeber. Das „Post & Pray“ Recruiting aus vergangenen Tagen ist damit zum Scheitern verurteilt. Unternehmen müssen mehr investieren, als nur das Schalten von Stellenanzeigen, um Talente für sich zu gewinnen und ihren Personalbedarf zu decken. Active Sourcing, also die aktive Ansprache von Talenten, vor allem über soziale Medien wie Xing, LinkedIn, Facebook & Co. ist die neue Grundlage für erfolgreiches Recruiting. 

Das allein reicht aber nicht, denn nur in seltensten Fällen lässt sich jemand, der nicht auf Jobsuche ist, kurzfristig für eine neue Stelle begeistern. Recruiter müssen neu geknüpfte Kontakte geduldig pflegen und intensivieren, bis die potenziellen Kandidaten irgendwann für das Unternehmen gewonnen werden können. Dafür bedarf es weiterführender Konzepte und Tools, die die Beziehungen strukturiert aufrechterhalten. Diese zusammen bilden das Talent Relationship Management, eine Strategie, mit der sich vielversprechende Talente durch spannende Einblicke und wertschätzende Kommunikation für das Unternehmen erwärmen und für einen Einstieg gewinnen lassen, sobald die Zeit reif ist.

Was sind überhaupt Talente?

Bewerber, Kandidaten, Talente – oft werden die Begriffe synonym verwendet, aber es gibt entscheidende Unterschiede, je nachdem an welchem Punkt im Recruiting-Prozess die Person steht.

Ein Kandidat ist im Grunde jeder, der Interesse am Unternehmen zeigt (aktiv) oder zeigen könnte (passiv). Passive Kandidaten müssen zunächst „aktiviert“ werden. Hier spielt das Employer Branding eine entscheidende Rolle, das Neugier und Interesse weckt und die Aufmerksamkeit der potenziellen Kandidaten auf das Unternehmen lenkt.

Ergreift der Kandidat eine gezielte Maßnahme und reicht eine formelle Bewerbung ein, wird er zum Bewerber. Er erklärt damit, dass er für das Unternehmen arbeiten möchte. Er gilt solange als Bewerber bis der Bewerbungsprozess für ihn mit einer Einstellung oder Absage beendet ist. Übrigens: Mit den Begriffen Silver Medalists und Second Best Kandidaten werden ehemalige Bewerber bezeichnet, die im Auswahlprozess weit gekommen sind und sich daher als sehr qualifiziert erwiesen haben.

Der Begriff Talent wird in der Regel strategischer verwendet. Er beschreibt eine Person, die aus Unternehmenssicht eine gesuchte Kombination aus Mindset, Hard- und Softskills und Fähigkeiten bzw. Motiven besitzt, die perspektivisch zum Unternehmen passen. Das Talent Management zielt nicht primär auf die konkrete Stellenbesetzung ab, sondern auf den Aufbau einer Talent Pipeline bzw. Talent Pools, um in Zeiten des Fachkräftemangels langfristig den Nachschub an talentierten, vielversprechenden Mitarbeitern mit spezifischen Fähigkeiten zu sichern.  

Ursprung im Customer Relationship Management

Wirklich neu ist der Ansatz nicht. Wir haben ja schon erwähnt, dass TRM in weiten Teilen mit dem Candidate Relationship Management gleichzusetzen ist. Beide Konzepte haben ihren Ursprung im Customer Relationship Management, das im Marketing und Vertrieb schon länger eine wichtige Rolle spielt. Hier stehen nicht die Kandidaten oder Talente, sondern die Kunden des Unternehmens im Mittelpunkt. Das Customer Relationship Management beschreibt den unternehmerischen Ansatz, die Beziehung zu Kunden und Interessenten aktiv zu gestalten und nicht dem Zufall zu überlassen. Ziel ist es, eine individuelle und persönliche Kommunikation sowie einen guten Service zu gewährleisten, um die Kunden auf diese Weise langfristig an das Unternehmen zu binden. Die Parallelen zum Talent und Candidate Relationship Management sind also deutlich.

Internes und externes Talent Relationship Management

Charakteristisch für den TRM-Ansatz ist, dass sowohl interne als auch externe Beziehungen gepflegt werden. Während sich das Candidate Relationship Management ausschließlich auf aktuelle Kandidaten konzentriert, wird beim TRM auch nach einer erfolgreichen Einstellung die Beziehungspflege zum neuen Mitarbeiter aufrechterhalten und dieser nach wie vor als (internes) Talent angesehen. Internes TRM bedeutet also, eine positive Beziehung aufrechtzuerhalten, sobald ein Kandidat zum Mitarbeiter wird und befasst sich mit dem internen Bewerbungsprozess.

Wie lässt sich internes TRM gestalten?

Die Maßnahmen des internen Talent Relationship Managements richten sich an bereits im Unternehmen tätige Mitarbeiter. Mit ihrer Zufriedenheit steigt auch die Loyalität zum Arbeitgeber und sie können länger an das Unternehmen gebunden werden. Die Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit und der Mitarbeiterbindung sind aber nicht die einzigen Ziele des internen TRM. Die systematische Erfassung sämtlicher Qualifikationen, Kompetenzen und Kenntnisse der eigenen Mitarbeiter sowie deren individueller Interessen in einem internen Talent Pool erleichtert interne Stellenbesetzungen, fördert individuelle Karrierewege und beugt Knowhow-Verlust im Unternehmen vor. Mit folgenden Maßnahmen lässt sich internes Talent Relationship Management zielführend gestalten:

Mitarbeiterbindung

Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung können ganz verschiedene Bereiche im Unternehmen betreffen, dienen aber letztendlich dazu, die Bedürfnisse der Mitarbeiter hinsichtlich ihres Arbeitsumfeldes und der Arbeitsatmosphäre zu befriedigen. Eine wertschätzende Unternehmens- und Führungskultur zählen hier ebenso dazu wie beispielsweise sinnvolle und abwechslungsreiche Arbeitsinhalte und eine zufriedenstellende Work-Life-Balance. Das eigene Employer Branding spielt bei der Mitarbeiterbindung eine wichtige Rolle, da sich Mitarbeiter mit einer attraktiven Arbeitgebermarke besser und einfacher identifizieren können.

Internal Mobility

Interne Stellenbesetzungen sparen Zeit und Kosten, weil so Personallücken schnell und ohne langen Onboarding-Prozess geschlossen werden können. Gleichzeitig bietet das Unternehmen seinen Mitarbeitern neue Herausforderungen und Perspektiven für die eigene berufliche Entwicklung. Das steigert Motivation und Loyalität. Zudem entsteht langfristig eine Teamflexibilität, durch die wertvolle Synergien freigesetzt werden: Das Knowhow bleibt im Unternehmen, gleichzeitig sind die Mitarbeiter aber vielseitig einsetzbar. Personelle Engpässe können so zum Beispiel leichter abgefedert werden.

Weiterbildungsangebote für Mitarbeiter

Wer in die eigenen Mitarbeiter investiert, erntet Zufriedenheit und zusätzliches Knowhow für das Unternehmen. Individuelle Fort- und Weiterbildungsangebote, die auf Fach- und Tätigkeitsbereiche abgestimmt sind, ermutigen Mitarbeiter, neue Kenntnisse zu erlernen. Vor allem Fachkräften ist daran gelegen, ihr berufliches Wissen kontinuierlich zu erweitern. Wird ihnen das nicht ermöglicht, tendieren sie schneller dazu, den Arbeitgeber zu wechseln.

Schulungs- & Trainingsprogramme

Auch Schulungen und Trainings, die darauf abzielen, Arbeitsprozesse zu optimieren, sind im Rahmen des Internen TRM wertvolle Maßnahmen. On-the-job-Trainings und Mentoren-Programme zum Beispiel helfen Mitarbeitern, sich auf neue Rollen oder den Umgang mit neuen Maschinen, Programmen etc. vorzubereiten. Arbeitgeber verhelfen Mitarbeitern so zu mehr Kompetenz und Selbstbewusstsein im Job.

Talente außerhalb des Unternehmens erreichen

Die Maßnahmen im Rahmen des Externen Talent Relationship Managements sind auf Talente außerhalb des Unternehmens ausgerichtet. Das können

• aktive und passive Kandidaten sein,

• Talente aus vorangegangenen Bewerbungsprozessen,

• Alumni-Netzwerke aus ehemaligen Mitarbeitern, Azubis, Werkstudenten und Praktikanten oder

• Hochschulkontakte, die durch Campus-Recruiting gewonnen wurden.

In seiner Ausgestaltung entspricht externes TRM im Wesentlichen dem klassischen Candidate Relationship Management mit Fokus auf Active Sourcing und Employer Branding.

Was muss smarte TRM Software können?

Eine gute TRM Recruiting Software ermöglicht sinnvolle Automatisierung von Prozessen und Aktionen, die für die Kontaktpflege notwendig sind. Dabei müssen die Bedürfnisse von internen und externen Talenten hinsichtlich einer positiven Candidate Experience berücksichtigt werden

Talent Pipeline und Talent Pools

Das wichtigste Instrument, quasi der Dreh- und Angelpunkt des TRM, ist die Talent Datenbank oder Talent Pipeline und die daraus resultierenden Talent Pools, die vom Unternehmen nach bestimmten Kriterien angelegt und gepflegt werden. Diese beinhalten sämtliche Daten zu externen und internen Talenten. Erfolgreiches Beziehungsmanagement mit maßgeschneiderten Kampagnen und individuell relevantem Content ist in solch großen Zielgruppen aber personell und kostentechnisch nur möglich, wenn die immense Datenmenge sinnvoll strukturiert und in automatisierten Prozessen genutzt werden kann. Deshalb sollten Unternehmen gewisse Mindestanforderungen an eine TRM-Software stellen:

💡Must-Haves einer TRM-Plattform

• Übersichtliche Talentprofile inklusive Kontakthistorie für eine unkomplizierte Direktansprache von Kandidaten direkt aus dem System

• Smartes Tag-Management mit Filter- und Suchfunktionen für eine zielgruppenspezifische Ansprache

• Zentrale Verwaltung und Gruppierung der Profile in verschiedenen Talent Pools

• Problemlose und vollständige Integrationen von Profilen aus Business-Netzwerken

• Kontaktimporte aus anderen Quellen - auch über CV Parsing

• Nahtlose Integration mit dem Bewerbermanagementsystem

• Möglichkeiten zum Setzen von Notizen, Remindern und intelligenten Automatisierungsfunktionen

• Vollständig gespeicherte Kontakthistorie für das Sourcen mit optimaler Candidate Experience auch bei wechselnden Ansprechpartnern im Team

• Integration von Mitarbeiterempfehlungen (Referral Program)

• Effiziente Kampagnen Tools für zielgruppenspezifische Mailings auch ohne Design-Skills und HTML-Kenntnisse.

• Aufbau einer Talent Community für den Austausch untereinander und das Etablieren einer positiven Gesprächskultur

• Reporting- und Analyse-Funktionen für den gesamten Recruiting Workflow und zu jeder Zeit messbare Active-Sourcing-Aktivitäten

• DSGVO: Automatisiertes Einwilligungs-Management mit Status-Anzeige und Erneuerung der Einwilligungen sowohl für einzelne Kandidaten als auch für Gruppen

Fazit: Die TRM-Aufwärtsspirale

Mit Talent Relationship Management begegnen Arbeitgeber der anhaltenden Bewerberflaute. Sie passen ihr Recruiting den neuen Marktgegebenheiten an und  ergreifen langfristige, zukunftsorientierte Maßnahmen, mit denen sie auch passive Talente finden und binden können. Da die Zielgruppe alle Persönlichkeiten umfasst, deren Kombination aus Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen für das Unternehmen von Wert sind, schließt TRM auch die eigenen Mitarbeiter als Talente nicht aus. Internal Mobility ist daher ein wichtiger Bestandteil der Beziehungspflege.  

TRM kann langfristig nicht nur den Bedarf an qualifizierten Mitarbeitern sichern, es stärkt gleichzeitig auch die Arbeitgebermarke, da das Bemühen um Talente durch individuelle Unterstützung und Förderung sowie relevanten Content eine besondere Wertschätzung vermittelt. Eine positiv wahrgenommene Employer Brand wiederum weckt das Interesse am Unternehmen und verhilft langfristig zu einer größeren Talent Pipeline. Eine Aufwärtsspirale.

Das Sammeln von Talentdaten etwa durch Active Sourcing ist aber nur dann von Wert, wenn diese Daten sinnvoll für die Personalgewinnung genutzt werden können. Eine leistungsfähige TRM-Software, die Automatisierungspotenziale hebt, Daten strukturiert und zentral verwaltet, zugleich aber individuelle Zugriffsmöglichkeiten bietet und dabei auch den Datenschutz umfassend berücksichtigt, garantiert den Erfolg Ihres Talent Relationship Managements.